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          電子檔案移交與接收辦法

          電子檔案移交與接收辦法

          第一章  總    則

          第一條   為規范電子檔案移交與接收工作,確保電子檔案的真實、完整、可用和安全,保存黨和國家歷史記錄,促進檔案信息資源開發利用,按照國家有關法律法規和相關規定,制定本辦法。

          第二條   本辦法所稱電子檔案,是指機關、團體、企事業單位和其他組織在處理公務過程中形成的對國家和社會具有保存價值并歸檔保存的電子文件。

          第三條   移交與接收的電子檔案應當真實可靠、齊全完整和安全可用;涉密電子檔案的移交與接收應當符合國家有關保密安全的要求。

          第四條   各級檔案行政管理部門負責對電子檔案的移交、接收工作進行監督和指導。檔案移交單位和各級國家綜合檔案館應當切實履行電子檔案移交和接收職責。

          第二章  電子檔案移交

          第五條   屬于國家綜合檔案館接收范圍的電子檔案,應當向同級國家綜合檔案館移交。

          第六條   檔案移交單位一般自電子檔案形成之日起5年內向同級國家綜合檔案館移交。對于有特殊要求的電子檔案,可以適當延長移交時間。涉密電子檔案移交時間另行規定。 

          第七條   電子檔案移交的基本要求:

          (一)元數據應當與電子檔案一起移交,一般采用基于XML的封裝方式組織檔案數據;

          (二)電子檔案的文件格式按照國家有關規定執行;

          (三)電子檔案有相應紙質、縮微制品等載體的,應當在元數據中著錄相關信息;

          (四)采用技術手段加密的電子檔案應當解密后移交,壓縮的電子檔案應當解壓縮后移交;特殊格式的電子檔案應當與其讀取平臺一起移交;

          (五)檔案移交單位應當將已移交的電子檔案在本單位至少保存5年。

          第八條   電子檔案移交的主要流程是:組織和遷移轉換電子檔案數據、檢驗電子檔案數據、移交電子檔案數據等步驟。

          第九條  電子檔案的移交可采用離線或在線方式進行。

          第十條   離線移交電子檔案應當滿足下列基本要求:

          (一)移交單位一般采用光盤移交電子檔案,光盤應當符合歸檔要求;

          (二)移交單位一般向同級國家綜合檔案館移交一套光盤,光盤應當單個裝盒;

          (三)移交單位應當按照有關要求進行光盤數據刻錄及檢測;

          (四) 存儲電子檔案的載體和載體盒上應當分別標注反映其內容的標簽(標簽的標注方法見附件1);

          (五)移交載體內電子檔案的存儲結構見附件2。

          第十一條   在線移交電子檔案的單位應當通過與管理要求相適應的網絡傳輸電子檔案,傳輸的數據應當包含符合要求的電子檔案及其元數據,數據結構一般為一張或多張光盤載體內電子檔案的存儲結構組合,單張光盤的數據量小于光盤的實際容量。 

          第十二條   檔案移交單位在向國家綜合檔案館移交電子檔案之前,應當對電子檔案數據的準確性、完整性、可用性和安全性進行檢驗,合格后方可移交。

          第三章  電子檔案接收

          第十三條   國家綜合檔案館應當建立電子檔案接收平臺,進行電子檔案數據的接收、檢驗、遷移、轉換、存儲等工作。

          第十四條   電子檔案接收的主要流程是:檢驗電子檔案數據、辦理交接手續、接收電子檔案數據、著錄保存交接信息、遷移和轉換電子檔案數據、存儲電子檔案數據等步驟。

          第十五條   國家綜合檔案館應當對接收的電子檔案數據的準確性、完整性、可用性和安全性進行檢驗,合格后方可接收。

          第十六條   電子檔案檢驗合格后辦理交接手續,填寫《電子檔案移交與接收登記表》(見附件3),由交接雙方簽字、蓋章,各自留存一份;《電子檔案移交與接收登記表》可采用電子形式并以電子簽名方式予以確認。

          第十七條   國家綜合檔案館應當將電子檔案交接、遷移、轉換、存儲等信息補充到電子檔案元數據中。

          第十八條    國家綜合檔案館應當對電子檔案數據遷移和轉換前后的一致性進行校驗。

          第十九條   國家綜合檔案館應當對接收的電子檔案載體保存5年以上。

          第二十條   國家綜合檔案館對電子檔案載體應當按照DA/T 38《電子文件歸檔光盤技術要求和應用規范》和DA/T 15《磁性載體檔案管理與保護規范》進行管理。

          第四章 附    則

               第二十一條   本辦法適用于各級檔案移交單位和各級國家綜合檔案館,其他單位和檔案館可參照執行。

          第二十二條   本辦法由國家檔案局負責解釋。

               第二十三條   本辦法自發布之日起施行。

           

          附件1                

          電子檔案載體標注內容

          載體標識:全宗號年度載體順序號。

          載體盒標注:全宗號、年度、載體順序號、數據量、密級、保管期限、存入日期、運行環境、套別等。

          1. 全宗號是檔案館分配給立檔單位的編號;

          2. 年度是該載體內檔案起止年度如2001年至2006年即標定為2001/2006;

          3. 載體順序號是電子檔案載體排列的順序號,由阿拉伯數字組成;

          4. 數據量是載體內檔案存儲容量;

          5. 密級按存儲在載體內電子檔案的密級標注,保管期限按存儲在載體內電子檔案的保管期限標注;

          6、存入日期是將電子檔案拷貝至載體的日期,格式為年月日,如2011年2月8日即寫為20110208;

          7. 運行環境即識別或操作電子檔案的軟、硬件平臺;

          8. 套別是指檔案館存儲電子檔案載體的套號,用大寫英文字母A、B、C表示。A表示封存保管,B表示查閱利用,C表示異地備份。

           

          附件2

          電子檔案的存儲結構

          移交載體內電子檔案的存儲結構如下圖所示:

          (一)說明文件命名為“說明文件.TXT,一個載體只有一個說明文件,存放本載體有關信息,包括載體參數(如載體容量、載體類型等)、載體編號、載體保管單位、載體制作單位、載體檢查單位、讀取本載體內檔案所需要的軟硬件環境及其他各種有助于說明本載體的信息。 

          (二)目錄文件命名為“文件目錄.XML”及“案卷目錄.XML,存放有關檔案的目錄信息,目錄文件與每份電子檔案相對應,根據電子檔案具體歸檔方式進行文件級描述或案卷級描述(將標識中的“文件”二字改為“案卷”),每個條目中包括載體內電子檔案順序號、檔號、責任者、題名、日期、密級、電子檔案名稱、備注等內容。 目錄文件XML信息格式如下(encoding屬性值可以是GB18030、GB2312、UTF8):

          <?xml version="1.0" encoding="GB18030"?>

          <文件目錄>

          <文件>

          <順序號>    </順序號>

          <檔號>      </檔號>

          <責任者>    </責任者>

          <題名>      </題名>

          <日期>      </日期>

          <密級>      </密級>

          <電子檔案名稱>   </電子檔案名稱>

          <備注>      </備注>

          </文件>

               ……… 

          <文件>

          ………

          </文件>

          </文件目錄>

          (三)電子檔案文件夾命名為“電子檔案”,存放電子檔案及其元數據,一般按年度類別文件的層次設置文件夾。根據檔案整理和分類方法以及實際情況可對存儲結構中的類別、案卷、文件等層級進行取舍。 

          (四)其他文件夾命名為“其他”,存放各種其他存入載體的文件,主要包括:所采用的元數據規范、數據封裝規范、分類編號規則、文件命名規則、XML模式及交接信息(包含交接、遷移、轉換、保存等元數據和《電子檔案移交與接收登記表》的掃描件或電子簽名件)等等,這些文件應采用TXT、XML和符合長期保存要求的格式。

           

          附件3

          電子檔案移交與接收登記表

           

            

           

          交接工作名稱

           

          內容描述

           

          移交電子檔案數量

           

          移交數據量

           

          載體起止順序號

           

          移交載體類型、規格

           

          檢驗內容

          單位名稱

          移交單位:

          接收單位:

          準確性檢驗

             

          完整性檢驗

             

          可用性檢驗

             

          安全性檢驗

             

          載體外觀檢驗

             

          填表人(簽名)

          年    月     日

          年    月      日

          審核人(簽名)

          年   月     日

          年    月     日

          單位(印章)

          年    月    日

          年     月    日

           

              填寫說明:

              1.交接工作名稱:按移交單位或全宗號、移交檔案的年度、批次等內容描述本次交接工作。

          2.內容描述:交接檔案內容、類別、數據類型、格式、交接方式、過程等說明事項。

          3.移交電子檔案數量:交接檔案的文件總數和案卷總數。

          4.移交數據量:一般以GB為單位,精確到小數點后3位。

          5.載體起止順序號:在線移交時,按載體內電子檔案的存儲結構組織數據,并標其順序號。

          6.移交載體類型、規格:在線移交時,填寫“在線”。

          7.準確性檢驗:檢驗移交檔案的內容、范圍的正確性及交接前后數據的一致性,可填寫檢驗方法。

          8.完整性檢驗:移交的檔案和檔案數據的完整性檢驗

          9.可用性檢驗:檢驗電子檔案的可讀性等。

          10.安全性檢驗:對計算機病毒等進行檢測。

          11.載體外觀檢驗:檢查載體標識、有無劃痕、是否清潔等。