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          高等學校檔案工作規范

          高等學校檔案工作規范

           

          第一章  編制說明

              一、為了適應高等學校檔案工作的發展和管理現代化的需要,實現高校檔案業務建設各個環節的標準化和規范化,提高檔案干部的政治、業務素質,加強對高校檔案工作的監督、指導,更好地開發利用檔案信息資源,有效地為高校和社會主義建設服務,特編制本規范。

              二、本規范以辯證唯物主義和檔案學基本理論為指導,以檔案工作的法律、法規、規章為依據,引入系統論的觀點和現代化管理的方法,把高校檔案工作的歷史、現狀和發展前景結合起來,充分吸取我國高校檔案工作數十年發展的經驗教訓,源于實踐,高于實踐,既尊重歷史,又有所創新;既突出共性,又照顧個性;既統一標準,又靈活運用。   

              三、本規范是一個較重大的系統工程,涉及面廣,熔法律、法規、規章、技術標準、實施細則于一爐,把檔案基礎標準、業務工作組織標準、管理工作程序標準和現代化設施技術標準結合用到規范中,使之符合高等學校檔案工作的現實需要和長遠發展。

              四、本規范是《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法、《普通高等學校檔案管理辦法》的某些重要原則的具體化。上述法規屬宏觀、原則、概括的導向,偏重于“做什么”;規范則是根據高等學校檔案工作的規律和特點,進行微觀、具體、量化的落實,偏重于“怎樣做”。

              五、本規范與《高等學校檔案實體分類法》配套使用,互為補充。引入、采用“高等學校檔案”這一綜合概念,編制了偏重于業務工作組織標準的總體規范《高等學校檔案部門業務建設規范》;同時。根據檔案產生的領域范疇,結合檔案記述的內容性質,按黨群、行政管理、教學、科學研究、產品生產與科技開發、基本建設、儀器設備、出版、外事、財會十個一級類目設10個具體工作規范。聲像載體檔案由于其載體和幅面尺寸不同,有特殊的形成規律、內容特點和特殊的管理要求,我們為它單獨列出工作規范。

              六、本規范的體例。除總體的業務建設規范外,每個門類的工作規范均包括九個大項、四個附件。

            九個大項是:

              1.引言      

              2.主題內容

              3.引用標準

              4.檔案工作的基本原則

              5.歸檔范圍的確定   

              6.文件材料的部門立卷和歸檔流程

              7.檔案的管理   

              8.檔案開發利用的主要內容和方法

              9.檔案工作的各級崗位責任制

              四個附件是:   

              1.歸檔范圍和保管期限表

              2.二級類目代號簡表

              3.案卷(裝具)規格

              4.常用表格、卡片

              本規范依據的是已發布的國家標準,同時又考慮高校的實際,九大項中,歸檔范圍、文件材料的部門立卷和歸檔流程兩大項最能體現高校該門類檔案的特色,其余有的部分如“檔案的管理”等屬于共性的,或《高等學校檔案部門業務建設規范》已有明確規定的,則從簡、標明見該規范的某條某款。

              七、本規范編寫中,我們對一些重大的技術問題是這樣處理的:   

              1.關于交叉問題的處理:   

              我們的原則是,各門類檔案關系密切的管理文件,除涉及全校,全局的外,一般歸入相應門類檔案保存;各門類檔案中,除密不可分配套的聲像材料外,其余均歸入聲像檔案單獨保存,在編號上用參見號的方式相互呼應,以方便查找利用。這樣一來,行政管理類檔案中,除綜合性的外,教學(包括教務、研究生、成人教育)、科研、產品生產與科技開發、基建、設備、出版、外事、財會等方面管理工作的文件材料就歸入了相應各類,保持各類的相對的完整、準確、系統,顯得更加科學,更便于管理和查找利用。對不設分室而對部分門類檔案實行二級管理問題,尚需實踐,宜慎重處理。

              2.分類編號問題的處理: 

              分類編號一是檢索分類號,一是實體分類號,前者主要供分類標引,后者主要供組織館藏。從理論上講,二者應該有聯系,也有區別。檢索(信息)分類號,國家教委組織編制的《中國檔案分類法––教育檔案分類表》,已作了規定。實體(排架)分類號,按國家教委組織編制的:高等學校檔案實體分類法》處理。充分考慮高校檔案工作的歷史、現狀和未來,考慮這些年來檔案學理論和實踐的發展,考慮到國家標準的新要求,既科學又實在,既簡明又概括。歸納起來,主要是這么幾層意思:A、根據各類檔案的領域范疇、形成規律和內容特點,溶類目體系和歸檔范圍為一體,分別編制用于檔號的二級類目代號簡表;B、分類號由一級類目代號和二級類目代號組成;C、從一個學校檔案部門最好用統一的檔號模式的認識出發,在比較了國內通行的“文書檔案”和“科技檔案”的檔號內涵之后,確定檔號;年度號+分類號+案卷號。這只是一般而言,如一個檔案部門有多個全宗的,原則上還應在前后加上“全宗號”。

              3.關于排架問題的處理:

              在編定檔號之后,一律按檔號排架,而不是通常的按保管期限排架?!兑幏丁吩诳紤]了高等學校檔案的歸宿,它的成套性特點,它們彼此之間的有機聯系之后.大膽在一個卷內把文件材料劃定不同的保管期限,在不影響自然形成規律的情況下按永久、長期、短期順序排列。將來鑒定時,只需把該銷毀的部分清出來即可,這樣既方便插卷調整,又不缺號、不空檔。

              4.關于常用表格、卡片和案卷(裝具)規格問題的處理:

          我們的原則是少而精,各類檔案的案卷(裝具)、表格、卡片,從通用、節約、方便、易懂考慮,其規格尺寸都應既符合國家標準,又能體現高校特點。能通用者盡量通用,有特殊要求者從嚴控制。本規范所列的這些案卷(裝具)、表格、卡片,由高校檔案部門自行決定采用。

           

          第二章  高等學校檔案部門業務建設規范

              1.  

              1.1  為了加強高等學校檔案部門的業務建設,做到門類齊全,結構合理,管理科學,有效服務,必須實行目標管理,使檔案工作各個環節規范化,提高管理水平,更有效地保護及利用檔案,為學校和社會服務。根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》和國家教委《普通高等學校檔案管理辦法》等法律、法規和規章制訂本規范。

              1.2  本規范為評估學校檔案工作的重要依據之一。

              1.3  本規范適用于高等學校檔案部門。中等職業技術學??蓞⒄請绦?。

              2. 高等學校檔案工作的基本原則   

              2.1  高等學校在教學、科研、黨政管理和其他各項活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料,均屬高等學校檔案。

              2.2  高等學校檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一,也是衡量學校教育質量和管理水平的一個重要標志,檔案工作應是學校評估的重要內容之一。

              2.3  高等學校檔案必須實行集中統一管理,確保完整、準確、系統和安全,便于開發利用。

              2.4  高等學校應嚴格實行部門立卷歸檔制度,逐步做到“三納入”、“四同步”:納入學校計劃和規劃,納入管理制度.納入有關人員的職責范圍;在布置、檢查、總結、驗收各項工作的同時,布置、檢查、總結、驗收檔案工作。

              2.5  高等學校應有一位校領導分管檔案工作,各立卷部門要有一位負責人分管本單位的檔案工作,并確定適當的專()職檔案干部具體承辦。

              2.6  高等學校要把檔案工作列入學校計劃,在人員、經費、庫房、設備各方面給予保證。

              2.7  高等學校檔案工作要努力從經驗管理轉向科學管理,逐步采用先進技術,大力開發檔案信息資源,滿足學校和社會的需要。

              3. 高等學校檔案部門的任務

              3.1  貫徹執行國家關于檔案工作的政策法規,規劃全校檔案工作。

              3.2  制訂本校檔案工作規章制度,監督、指導、檢查執行情況。

              3.3  負責收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、統計全校各類檔案及有關資料。

              3.4  開展檔案的開放和利用工作。

              3.5  參加信息工作的整體化建設,負責編輯檔案參考資料,編制檢索工具,積極開發檔案信息資源。

              3.6  參加檔案工作協作、學術研究和交流活動。

              3.7  培訓全校專()職檔案工作人員。

              3.8  開展檔案宣傳工作和利用者教育活動。

              3.9  完成學校領導交辦的其他任務。

              4. 高等學校檔案部門的制度建設   

              4.1  綜合性的規章制度,包括各種綜合性的實施辦法、細則、規定。   

              4.2  立卷歸檔制度,包括校內各部門立卷要求,各種門類和載體的檔案歸檔范圍、歸檔時間和歸檔辦法。   

              4.3  檔案保管制度,包括檔案的安全保護和庫房、設備管理措施。

              4.4  檔案的保密、保衛制度,包括檔案的保密、保衛措施和對檔案人員的相應要求。

              4.5  檔案統計制度,包括統計時間、項目、內容、辦法。   

              4.6  開放檔案的利用制度,包括確定檔案開放與控制使用的具體范圍和開放檔案的管理辦法等。

              4.7  未開放檔案的利用制度,包括利用手續、方式、要求、批準權限和管理辦法等。

              4.8  檔案的鑒定制度,包括鑒定范圍、組織、辦法、程序、手續等。

              4.9  檔案部門及下屬科室負責人、全體人員的崗位責任制度,包括目標、職責、權限、任務、考核、獎懲措施等。

              5.高等學校檔案干部素質要求

              5.1  高等學校檔案部門應配備政治上可靠、具有高中以上(大部分應為大專以上)文化水平和一定專業知識、年齡結構合理、數量足夠的檔案干部。

              5.2  高等學校檔案干部要努力學習馬列主義、毛澤東思想,堅持四項基本原則,執行黨和國家方針政策,公正廉潔、嚴守黨和國家機密。   

              5.3  高等學校檔案干部要熱愛檔案專業,忠于職守、埋頭苦干,全心全意為人民服務。

              5.4  高等學校檔案干部要認真學習檔案專業知識,管理科學知識,還要學習自然科學、社會科學方面的知識,刻苦鉆研業務,以保證工作的順利進行。

              5.5  各級領導應為檔案干部提高政治、業務素質和經濟待遇創造條件,關心他們的思想、工作、生活。檔案干部應相對穩定,一般不要輕易調離檔案部門。

              6.檔案的收集

              6.1  收集范圍

              6.1.1  學校在教學、科研、管理各項活動中直接形成的對學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料:

              6.1.1.1  《高等學校檔案實體分類法》規定應歸檔的黨群、行政、教學、科研、產品生產和科技開發、基本建設、儀器設備、出版、外事、財會十大類文件材料;

              6.1.1.2  反映學校工作和活動的有保存價值的聲像載體材料;

              6.1.1.3  征集國內外與學校有關的各種具有保存價值的其他材料;

              6.1.1.4  校內個人在其非職務活動中形成的文件材料,可按征集、代管、捐贈的方式處理。

              6.1.2  建國前學校的各類檔案。

              6.1.3  并入學校的單位的檔案。

              6.1.4  上級決定由本館()保管的撤銷單位的檔案。

              6.2 立卷歸檔分工   

              6.2.1  部門、課題組立卷歸檔是高校檔案工作的基本制度和基礎,各部門必須分工明確,協同配合。

              6.2.2 學校分管某個方面工作的校領導,各部門分管檔案工作的負責人,都應把涉及相應的范圍的檔案工作列入自己的職責范圍,督促有關部門、有關人員認真做好工作。

              6.2.3  全校性、綜合性的由黨委辦公室、校長辦公室負責立卷歸檔。其余按職能部門分工負責相應門類的立卷歸檔。

              6.2.4  立卷歸檔涉及多個部門的大類,由一個或幾個主要職能部門歸口,其他部門可向它們集中或靠攏。

              6.3  案卷的質量要求

              6.3.1  各門類檔案的質量要求,總的是:遵循文件材料的形成規律,保持彼此之間的有機聯系,區別不同價值,便于保管和利用。

              6.3.2  卷內文件材料必須準確反映高等學校教學、科研和管理活動的真實內容,手續完備,制作和書寫材料利于30年保存。   

              6.3.3  管理內容的檔案按問題、時間或重要程度排列,要注意密不可分的材料排列順序:批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;定稿在前,歷次重要討論稿在后;結論性材料在前,依據性材料在后。

              6.3.4  專題性、成套性檔案(含教學、科研、產品與科技開發、基建、設備、出版檔案)按階段、結構、部件等分別組卷。具體請參閱各工作規范。   

              6.3.5  在充分照顧前述原則和不影響文件的有機聯系情況下,同一內容的卷內文件可按永久、長期、短期先后排列。   

              6.3.5.1  確定文件材料的保存價值,要根據學校工作需要和為國家積累歷史文化財富的需要,準確進行判斷:   

              凡反映學校主要職能活動和基本歷史面貌,對本校、國家建設、歷史研究有長遠利用價值的,列為永久保管;

              凡反映學校一般工作活動,在30年內對學校和社會有查考利用價值的,列為30年保管;

              凡在較短時期內對學校工作有查考價值的,列為短期保管。

              6.3.5.2  對上級發來的文電,除少數直接針對本校,并要執行的重要文件,應永久保管外,其余多數為長期、短期保管。

              6.3.6  卷內文件要求文字材料在前,圖樣在后。圖樣按目錄或圖號排列,配套的特殊載體的文字材料按有關規定整理。

              6.3.7  立卷視文件材料數量的多寡進行。當同一問題的文件多時,可采用硬卷皮成卷或單份裝訂,一般不超過200頁;當問題單一、文件較少,又不便一起歸類時,可立薄卷。

              6.3.8  卷內文件材料按順序排好后,裝訂的案卷無論單面或雙面,只要是書寫的文件材料,均應依次在非裝訂線一側下角編頁號;不裝訂的案卷,應在卷內每份文件材料右上方加蓋有單位名稱、檔號、件號的戳記,并逐項填寫。

              6.3.9  每個案卷必須按規定格式逐件填寫卷內目錄,對文件材料原有題名不要隨意更改和簡化,若原有題名無實質內容或無題名的,要重新擬定并在前后加[ ]。沒有責任者、年、月、日的文件,要考證清楚,及時補上。會議記錄應概括出主要內容。聲像材料應按規定內容標出與紙質載體、不同聲像載體之間的參見號。

              6.3.10  卷內文件材料情況說明,應填在備考表內。若無說明,也應將立卷人、檢查人姓名、時間寫上。檢查人應是立卷單位負責人。

              6.3.11  案卷題名應簡明確切,體式一致。一般包括主要責任者、內容、名稱(文種)等。部分案卷題名可以是項目的名稱代字、代號及其組件、部件、階段的代號和名稱。一般寫在卷面,不超過50字。

              6.3.12  要去掉卷內文件上的金屬物,托裱破損文件,字跡稍模糊的應復制與原件放在一起。裝訂用三孔一線,不裝訂的案卷,應按標準用細線逐件裝訂。

              6.3.13  除有特殊要求的外,檔案的案卷格式和各種表格、卡片的內容、規格、用紙應統一。卷皮一般用250克以上較厚實的牛皮紙制成的全封閉式,規格為300毫米×220毫米,厚度由各校自定,一般為10、15、20、30、40、50、60毫米或自定;表格用紙為260毫米×185毫米,卡片為125毫米×75毫米,用70克以上的白色書寫紙。某些特殊規格以國家制定的有關標準為準。

              6.4  歸檔時間和手續   

              6.4.1  黨政部門和能按年度歸檔的部門在次年六月底以前歸檔。

              6.4.2  教學部門和能按教學年度歸檔的部門應在次年寒假前歸檔。

              6.4.3  科研、基建項目和專題性、成套性檔案,在項目完成通過鑒定驗收后兩個月內歸檔。

              6.4.4  隨時接收上級規定應接收的檔案。

              6.4.5  接收檔案必須履行手續,填寫移交清冊,一式二份,寫明案卷標題,卷內文件頁數,案卷數量,移交時間,交接雙方要簽名蓋章。

              7. 檔案的整理

              7.1  劃分全宗

              7.1.1  檔案必須按全宗整理,同一個全宗的檔案不能分散,不同全宗的檔案不能混雜。

              7.1.2  建國前檔案有兩個以上全宗的,按全宗分別整理。

              7.1.3  建國后各校形成的包括各門類和載體的檔案,全宗名稱不因學校名稱變動而改變。   

              7.2  檔案的分類、編號、排架

              7.2.1  檔案分類編號是在文件收集齊全的基礎上,按一定原則和屬性逐卷分別歸類編號。有檢索分類號和實體分類號(檔號)。   

              7.2.2  檢索分類是按專題、類別,系統揭示檔案內容,屬大范圍組織檢索工具的分類,其編號按《中國檔案分類法––教育檔案分類表》確定。

              7.2.3  實體分類是以全宗為單位按檔案產生的領域范疇,結合記述的內容性質,對庫存檔案整理、編號,排架組織館藏。

              7.2.4  檔案實體按檔號順序排架。檔號一般是各類檔案的最下位類目順序編碼。年度為自然年度或教學年度,按各類規范要求確定。

              7.2.5  檔案分類、編號、排架,一經確定,不可隨意變動。

              7.3  檔案檢索工具的編制

              7.3.1  案卷目錄應根據不同門類檔案的具體情況分年度編制,做到不出現重復的檔號。

              7.3.2  從實際出發逐步編制配套的其他檢索和參考工具:檔案館()指南、全宗介紹、分類目錄、全引目錄、專題目錄和文件字號索引,有條件的學校,還應按《檔案著錄規則》要求編制人物卡片、著錄卡片及資料目錄。

              8.檔案的計算機管理

              8.1  檔案部門應納入學校自動化信息管理網絡,積極開發和利用國家教委推薦的、與本規范配套的計算機檔案管理系統,提高開發利用檔案信息資源的能力、

              8.2  計算機檔案管理系統應用軟件的配置環境、機種選型要和本單位自動化信息管理網絡相一致。最好盡可能選用容量較大、檔次較高的計算機,軟件編程語言為關系型數據庫系統,輸出設備為較為先進的打字機。以保證檔案科學管理的需要和高校教育管理信息系統聯網要求。

              9.檔案的保管   

              9.1  庫房要求

              9.1.1  新建的庫房基本符合國家檔案局、建設部發布的《檔案館庫房建筑設計規范》,對于原有不合格庫房,應按該規范要求逐步改造。

              9.1.2  庫房應有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光等設施。

              9.1.3  庫房標準溫度為1424℃,標準相對濕度為4560%。

              9.2  檔案部門應納入學校自動化管理系統,根據工作需要逐步設置計算機、復印機、照像 (翻拍)機、錄像機、去濕機、空調機、吸塵器等。

              9.3  案卷入庫時應檢查帳、卡、物是否相符。以全宗為單位,按不同門類、載體、依檔號順序排列。  

              9.4  案卷應依檔號順序排放,庫房框架應編順序號,各柜、各庫和全館()均應有檔案資料存放標志圖、示意圖。   

              9.5  檔案部門應對檔案的安全定期組織檢查,記錄在案。發現問題,及時解決。對破損、褪變檔案要及時修補復制。

              9.6  聲像載體檔案的保管,按本規范第四章執行。

              10.檔案的鑒定和統計   

              10.1  檔案部門要按規定進行鑒定   

              10.1.1  檔案部門應根據本規范并結合國家有關保管期限原則規定,對已滿期的檔案進行鑒定。 

              10.1.2  在分管校長領導下,檔案部門和有關部門組成鑒定小組,采用直接鑒定的方法,以一個年度和一個項目的成套檔案材料為基礎,按照分工,個人初鑒,集體審查,對到期的檔案,提出銷毀或延長保管期的意見,登記造冊經分管校長批準后,方可存毀。   

              10.1.3  銷毀檔案時必須有兩人監銷,并在銷毀清冊上簽字。   

              10.2  檔案部門要確定專人負責統計   

              10.2.1  建立健全統計臺帳,掌握檔案的收進、整理、利用、移出、銷毀和館()內各種情況數據,按省、市檔案部門和院校主管部門的要求及時報送各種報表。   

              10.2.2  按上級主管部門和學校要求進行定期的綜合或專項統計分析。   

              10.2.3  對統計數字進行綜合分析,找出存在的問題,提出改進措施、建議,報告學校領導。   

              11.檔案的開放利用   

              11.1  檔案部門人員要熟悉館藏,主動提供利用,起好領導和有關部門的助手和參謀作用。   

              11.1.1  要充分發揚各校優勢,加強內外信息的綜合開發利用,發揮檔案的信息功能,定題跟蹤服務,提高其社會效益和經濟效益。   

              11.1.2  ()內應有檢索、閱覽室和復制設備,為利用者提供方便。   

              11.2  珍貴檔案應以復制件或縮微片代替原件提供利用。   

              11.3  已建館的學校,對館藏檔案,自形成之日起滿三十年的,除未解密或需要控制使用部分外,均應按國家規定,報校長批準后,分期分批向社會開放,未建館的不向社會開放。其他單位或個人需利用時,應持單位介紹信,經室主任或校辦主任同意后,方可查閱??萍紮n案開放利用按國家檔案局、國家科委《開發利用科學技術檔案信息資源暫行辦法》執行。涉及重大問題和機密的,還要報請校領導批準。

              11.3.1  對開放的檔案,應認真審查內容,嚴格區分開放與控制使用的界限。

              11.3.2  利用開放檔案,對國內利用者與臺灣、香港、澳門同胞及外國人應有不同的要求。

              11.3.3  開放檔案,應另編目錄和檢索工具,供利用者檢索。

              11.3.4  專利成果檔案的利用按《中華人民共和國專利法》的規定執行。

              11.4  利用手續

              11.4.1  凡利用館()藏檔案,均應按本館()規定辦理利用手續,填寫《檔案供閱登記簿》,對校外單位和有關人員還應按照國家規定收費。

              11.4.2  利用結束后,利用者應如實填寫《檔案利用效果登記表》,留館()存查。

              11.4.3  對借出檔案,檔案部門要定期催還,發現損壞或丟失,應寫出書面報告,根據不同情況,報學校按規定嚴肅處理。

              12.檔案的編研和學術研究

              12.1  高校檔案部門應加強編研工作,對檔案資料進行研究整理,編輯出版。參加學校信息網絡整體建設和校內外編史修志,編寫或配合有關部門編寫重要參考資料。

              12.1.1  編研的重要參考資料包括:學校沿革表;歷任校領導(含副職)職務名稱及任免;學校各種基礎數據{正編;年鑒、學校大事記(可與黨辦、校辦合編);重要檔案史料匯編;重要專題檔案匯編(如學生運動、規章制度、科研成果、重要教材、基建工程、大型設備等);重要會議簡介等等。

              12.1.2  檔案部門對編纂的各種匯編要注意把關,保證質量。必要時應報有關部門或分管校領導審查。

              12.2  高校檔案部門要管好學校(校史)陳列館(),加強與圖書館、博物館()的聯系,根據學校和社會需要,經校長批準,在適當時候通過展覽和新聞媒介公布一定數量的檔案資料。

              12.3  檔案部門應認真組織本單位學術理論研究,參加本系統、本地區的檔案協會(學會、研究會)活動,并起重要作用。