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          高等學校檔案實體分類法

          高等學校檔案實體分類法

           

          第一章  編制說明

              一、編制目的   

              為了適應高等學校檔案工作日益發展的需要,統一全國高等學校的檔案實體分類,實現高等學校檔案實體分類、編號、排架、檢索的標準化和規范化,達到加強高等學校檔案和檔案工作的科學管理,促進整體業務建設的深化,充分發揮高校檔案的作用,更好地為學校工作和社會主義建設服務,特編制本法。   

              二、編制原則   

              本法的編制,以辯證唯物主義為指導,引入系統論的觀點和現代化管理的方法,源于實踐,高于實踐,把高等學校檔案工作的歷史、現狀和發展前景結合起來,具有較強的思想性、科學性和適用性。   

              ()體現思想性   

              檔案工作是黨性、政治性很強的工作。高等學校檔案實體分類的體系結構、類目設置、序列編排,都必須以辯證唯物主義為指導,以國家的有關檔案工作的法規標準為依據。要堅持黨的“一個中心,兩個基本點”的基本路線的原則精神,從實際出發,突出教學、科研檔案在高等學校檔案中的中心地位,黨政管理檔案統率全局的作用,力求反映新時期高等學校職能活動的新情況、新特點。   

              ()符合科學性   

              本法規定的各項內容,既要實事求是,符合高等學校檔案工作的實際,又要遵循檔案學基礎理論和形式邏輯原則,在理論與實踐的結合方面,有較強的科學性,力求有所發展,有所創新。

              1.采用“高等學校檔案”這一綜合概念,以高等學校全部檔案為對象,按照高校檔案形成的領域范疇將形成于同一活動領域的檔案作為一個整體歸入相同的類別。   

            2.在充分反映高等學校檔案的形成規律和內容、特點的前提下,確定統一的實體分類體系,把同一門類檔案的管理性和業務性材料集中在一起,適度注意與《中國檔案分類法––教育檔案分類表》(即信息分類)體系的協調。   

              3.類目設置必須有相對穩定性。不受偶然因素、短期行為的影響,在較長時期內不隨意改變。   

              4.類目排列,檔號結構的確定須符合邏輯原則。要充分考慮到高等學校檔案記述和反映事物的本質屬性和非本質屬性的不同,嚴格按從總到分,從一般到具體的原則劃分。做到各類之間,各類相同級位之間的劃分標準一致。下位類目的外延之和,等于上位類目的外延。同位類目之間界限清楚,不互相交叉和包容。   

               ()重視適用性

              本法采用多元、靈活的處理方法,在強調大的原則統一的同時,照顧不同類型、規模、層次院校的特點。根據各校檔案實際情況和發展水平,給各校在類目設置、序列編排、上架檢索等方面以較多的自由度,留有較大的余地。

              為了方便掌握使用,本法在類目名稱、檔號模式、標識符號等方面,力求做到準確、簡明、易懂、好記。

            三、體系結構

              本法由編制說明和主表兩部分組成。

              編制說明是本法的編制目的、編制原則、體系結構、類目設置、檔號模式、標識符號以及若干重要問題的說明,是使用本表的指南。

              ()一級類目的劃分與標識

              一級類目是高等學校檔案實體分類的最高層位。根據高等學校檔案產生的領域范疇,結合檔案記述的內容性質,確定為十個一級類目,其名稱、標識符號和主要內容如下:

              DQ  黨群

              主要包括學校黨群部門在工作中形成的文件材料。

              XZ  行政

              主要包括行政職能部門(教務、科研、開發、基建、設備、外事、財務等部門除外)工作中形成的文件材料。

              JX  教學

              主要包括教學管理和教學實踐活動中形成的文件材料。

              KY  科學研究

              主要包括科學研究管理和科研實踐活動過程中形成的文件材料。

              CP  產品生產與科技開發

              主要包括產品生產、科技開發管理及活動過程中形成的文件材料。

              JJ   基本建設

              主要包括基本建設管理和項目建設中形成的文件材料。

              SB  儀器設備

              主要包括儀器設備工作管理和儀器設備申請購置、開箱驗收、安裝調試、管理使用、維修改造、申請報廢等各個環節中形成的文件材料。

              CB  出版

              主要包括出版工作管理和出版活動過程中形成的文件材料。

              WS  外事

              主要包括外事工作管理和外事活動中形成的各種文件材料。

              CK  財會   

              主要包括財務工作管理和會計核算活動中形成的文件材料。

              一級類目的標識,采用類目名稱主詞的漢語拼音的第一個字母,如:“XZ”即“Xing Zheng(行政)的簡稱。

              ()二級類目的設置和標識

              二級類目是對一級類目的細分。細分的標準是根據該類檔案的形成規律和特點,結合檔案記述和反映的內容性質,進行設置。設置的標準,在大的原則統一情況下,各??梢暰唧w情況對隨機類目進行選擇。例如:科學研究的二級類目,本法只規定按學科或專業或項目設置。具體到一個檔案館()如何選擇,由各校自定。產品生產與科技開發、基本建設、儀器設備的二級類目設置,亦依此辦法處理。一經確定,不得隨意變動。

              二級類目的標識,采用“雙位制”。如:“綜合”為“11”,其余三級類目依次層累為12、13……99,但10、20……等帶“0”的數字不用。

              ()三級類目的擴展和標識   

              在二級類目確定的設置原則、范圍、方法的基礎上,由各校根據需要和可能,自行決定是否擴展三級類目,其標識方法與符號和二級類目相同。   

              四、檔號的編制

              ()檔號:

              是存取檔案的代號、排架的依據。必須反映高等學校檔案的分類體系和物理位置。

              ()檔號編制的原則:

              必須符合唯一性、合理性、穩定性的要求,即同一檔案部門內的檔案不得重號;方便插卷,使其有充分擴展的余地;不能隨意變動;能適應計算機管理的需要,發揮排架、檢索的雙向功能。

              ()檔號結構、模式和標識:   

              1.檔號包括年度號、分類號、案卷號三個部分。

              年度號由四位阿拉伯數字組成。

              分類號是檔號的主體,一般由一、二級類目代號組成,也可僅由一級類目組成。少數擴展到三級類目者,還應把三級類目代號包括進去。分類號究竟包含幾級類目,由各校自行掌握。比如:“黨委會議記錄”的分類號,由一級類目組成者為“DQ”;由二級類目組成者為“DQII”;由三級類目組成者為"DQIIXX”。

              案卷號同樣有特定的含義。它是按所選擇的分類號中最下位類順序編碼。由于案卷數量不同,案卷號可不限級數。

              2.檔號的模式。本法規定為:   

              年度號+分類號+案卷號

              對于庫藏有多個全宗的院校,原則上應在年度號前加全宗號。標識到文件級的,還應在案卷號后面加件號。

              3.檔號的標識。采用漢語拼音和阿拉伯數字相結合的混合號碼制。全宗號、年度號、分類號、案卷號、件號之間,用連接符號“一”連結。例如:1990年內容是學籍管理的第23號卷的檔案,可標為:1990--JXl423。

              ()檔案的實體排架問題:

              從維護檔案的整體性和方便查找考慮,可不考慮保管期限。但編定檔號前,在不影響案卷之間有機聯系的前提下,可將永久、30年排在前面。

              本法規定的檔號模式屬分段開放型編號方法,各校在按檔號排架時,可根據案卷數量、自身條件,既可按一級類目––年代縱向排列,也可按年度––級類目橫向排列。

              五、關子實體分類中幾個問題的處理   

              ()關于聲像載體檔案

               聲像載體檔案主要包括照片、錄音帶、錄相帶、幻燈片、磁盤、影視膠片、縮微膠片、光盤等不同載體的文件材料。它與紙質載體的文件材料同為高等學校檔案的重要組成部分。隨著現代科學技術的發展,電化教學的普及,管理自動化程度的提高,其數量越來越多,重要性越來越明顯。

              從當前高校聲像載體檔案歸檔的內容看,基本不超出十個一級類目的范圍,故暫不將它與十個一級類目并列。但由于載體和幅面尺寸(類型)不同,保管要求不同,擬作特殊處理:按載體類型分別單獨編號排架,同時注明與相應載體檔案的參照號。其編號模式為:

              年度號+聲像檔案代號(SX)+載體代號(代碼)+保管單位號

              保管單位是聲像檔案最低限度的數量詞,可以是卷、冊、盒,也可以是張、件。

              例如:某中央領導同志1990年來校視察,照片冊序號是23,錄像帶序號是102,則可分別標引為:

                                        1990––SXll––23

              1990–––SXl3–––102

              CBl5  音像出版類檔案中的聲像載體材料,亦依此辦法處理。

              ()關于教學類檔案類目的劃分

              教學類檔案是高校檔案中數量最多的一部分??紤]到不同規模、類型學校的差異性,為保持其有機聯系和便于管理、利用,在二級類目的設置上采用了二種分類方案,供各校根據實際情況選擇。但一個學校只能選一種,并保持穩定。

              ()關于外事檔案問題

              外事檔案有其特殊形成規律,而且內容涉及學校工作的各個方面,其他九個一級類目都包含有涉外內容,從維護檔案的有機聯系和查找利用方便考慮,將各種涉外文件材料集中起來,單獨設立了“外事”一級類目。其中考慮到國際合作與會議、外國留學生工作的檔案數量較多,價值和重要程度較高,有其特殊性,在二級類目中增設了“國際合作與會議”、“外國留學生工作”。

              ()關于納入管理的人事檔案的分類編號

              199142日中央組織部、國家檔案局聯合發布的組通字[1991]13號文件,即《關于印發(干部檔案管理工作條例)的通知》辦理,本法不另作規定。

              ()關于人物檔案、教師業務檔案和其他特殊類型的檔案的列類問題:

              由各校根據本法的上述原則、內容、方法自行決定。

           

          第二章   

          DQ  黨群

              11  黨務綜合

                  分黨委、總支、直屬支部綜合材料入此。

              12  紀檢

              13  組織

              14  宣傳教育

              15  統戰

              民主黨派材料入此。

              16  工會   

              婦女工作材料入此。

              17  團委

                  學生社團材料入此。    

          XZ  行政

              11  綜合

                  教職工代表大會、學校評估、校史工作和校、院、所等單位綜合材料入此。

              12  人事   

                  師資培養材料入此。   

              13  監察審計

              14  武裝保衛

              15  總務

          16  檔案、圖書、文博    

          JX  教學工作

              11  綜合

                  學生運動會、教學評估、優秀教學評獎材料入此。

              12  學科與實驗室建設

                  專業設置入此。

              13  招生

              14  學籍管理

                  學生獎懲材料入此。   

              15  課堂教學與教學實踐

              16  學位

              17  畢業生

                  畢業生信息反饋工作入此。

              18  教材

                  注:此類二級類目的劃分,也可采用以下分類方法:

              11  綜合

              12  研究生教育

              13  全日制本、??平逃?SPAN lang=EN-US>   

          14  成人教育

          KY  科學研究   

              11  綜合

                  科研經費管理、學術活動材料入此。   

          [12]  按學科或專業或項目設置類目。

          CP  產品生產與科技開發

              11  綜合

              [12]  按產品種類或項目設置類目

          JJ  基本建設

              11  綜合  

          (12)  按單項工程設置類目   

          SB  儀器設備   

              11  綜合

          [12]  按儀器設備種類或型號設置類目

          CB  出版

              11  綜合

              12  報紙

              13  刊物

              14  書稿

          15  音像

          WS  外事

              11  綜合

              12  出國()

                  國際合作與會議材料入WS14。

              13  來校

                  外國留學生工作材料入WSl5,國際合作與會議材料入WSl4。

              14  國際合作與會議  

          15  外國留學生工作

          CK  財會

              11  綜合

              12  會計報表   

              13  會計帳簿

              14  會計憑證   

              15  工資清冊

                  獎金,助學金入此。

                  注:“[  ]”代表隨機符號

          附:    

          SX  聲像

              12  照片

              13  錄音帶

              14  錄像帶   

              15  幻燈片

              16  磁盤

              17  影視膠片

              18  縮微膠片

              19  光盤