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          北京大學文書檔案管理實施細則

          北京大學文書檔案管理實施細則

          校發[2003]142

          第一條  為加強對文書檔案的整理立卷和歸檔工作,更好地為學校各項工作和社會服務。根據《中華人民共和國檔案法》及國家有關規定,結合學校具體情況,制訂本細則。

          第二條  文書檔案是指北京大學各單位及個人從事黨群、行政、教學、科研、外事等管理活動形成的,辦理完畢的,對學校和社會有保存價值的不同載體形式的歷史記錄。

          第三條  文書檔案實行文件形成部門整理立卷、歸檔制度。各單位應確定一名專(兼)職檔案員,具體負責和組織文書檔案的整理、歸檔工作。

          第四條  各單位應加強對檔案工作的領導,建立檔案工作制度,把檔案工作納入各項管理工作之中,布置、檢查、總結、驗收工作時,同時布置、檢查、總結、驗收文書檔案工作。

          第五條  各單位文書檔案歸檔范圍和保管期限,見《北京大學文書文件材料歸檔范圍和保管期限表》。

          文書檔案的保管期限分短期(15年以下)、長期(16-50年)、永久(51年以上)。

          檔案館原則上只接收長期和永久保管的檔案。保管期限的時間從文件材料辦理完畢的第二年算起。

          第六條  歸檔文件材料的質量要求:

          一、發文應按國家規定的公文格式書寫;

          二、文件批示應在版心內書寫(不要在左側裝訂線內書寫),或在《北京大學收文處理單》和《北京大學發文處理單》相關欄目中書寫;

          三、文件材料的形成時間(年月日)、簽字、蓋章等手續必須齊全;

          四、手工書寫應用不褪色的黑色、蘭黑色材料,字跡工整清晰;

          五、裝訂成冊的文件材料,應選擇膠訂或線裝,不能用金屬材料裝訂。

          第七條  單位領導人和承辦人員辦理完畢、屬于歸檔范圍的文件材料,應及時交付本單位有關部門或專(兼)職檔案員,以便整理、歸檔。個人不得保存應該歸檔的文件材料。工作人員調離工作崗位或離退休時,應將本人手中存留的屬于歸檔范圍的文件材料移交本單位相關人員或檔案員。

          第八條  歸檔文件材料的具體整理立卷方法見《北京大學文書檔案整理要求》。

          第九條  歸檔時間:

          一、歸檔單位在每年十月底以前完成上一年度的歸檔工作;

          二、單位調整或合并時,撤消單位應在一個月之內負責把調整前的檔案整理歸檔;

          三、臨時性單位,成立時應及時將檔案員和聯系電話通知檔案館收集指導辦公室,工作結束一個月之內完成歸檔工作。

          第十條  歸檔手續

          填寫檔案移交清單(附檔案目錄)一式二份,移交雙方各保存一份備查。

          第十一條  文書檔案工作的指導、監督和檢查:

          一、檔案館會同有關部門共同對文書檔案的形成、整理、歸檔等工作進行監督和檢查;

          二、檔案館負責文書檔案整理立卷和歸檔的指導工作。

          第十二條  本細則經2003617日第501次校長辦公會討論通過,自通過之日起執行,同時1993年制訂的《黨政管理檔案的立卷步驟與要求》停止執行。

          第十三條  本細則由檔案館負責解釋。